COST OF VACANCY (COV)

Ein Mitarbeiter geht in den Ruhestand.

Ein Mitarbeiter kündigt und verlässt das Unternehmen.

Eine Mitarbeiterin wird schwanger und fällt für längere Zeit aus.

Gründe dafür, dass Stellen vakant werden, gibt es viele. Und nun stehen Sie als Unternehmer vor der Entscheidung, ob diese Position wieder besetzt werden soll und – wenn ja – mit wem. In aller Regel läuft – bei Entscheidung für die Wiederbesetzung der Stelle – der Prozess dafür so oder ähnlich ab:

• Kompetenzen für diese Position werden überdacht
• HR wird über die Vakanz und die geforderten Kompetenzen informiert
• HR startet die interne Ausschreibung (muss für 15 Tage offen bleiben)
• Bewerbungen intern werden gesichtet
• HR startet (ggf. zeitgleich mit interner) die externe Ausschreibung
• Veröffentlichung der Vakanz auf der Unternehmens-Webseite
• Schaltung von Stellenanzeigen (in Print-Medien oder Online-Börsen)
• Sichtung der Bewerbungen
• Vorauswahl der geeigneten Bewerber durch HR
• Interviews (durchgeführt durch HR)
• Eingrenzung des Kreises der geeigneten Bewerber
• Interviews (durchgeführt vom Head of Department)
• Entscheidung für einen Bewerber
• Vertragsverhandlungen
• Abschluss des Arbeitsvertrages

Dieser Prozess dauert häufig sehr lang, bindet interne Kapazitäten und erreicht in der Regel nur diejenigen Interessenten, die gerade aktiv nach einer neuen Position suchen, z.B. weil der Verlust ihres derzeitigen Arbeitsplatzes droht oder sie in ihrer bisherigen Stelle keine weiteren Entwicklungschancen sehen.

Bietet die offene Position ebenfalls keine späteren Karrieremöglichkeiten, so entscheiden Interessenten sich oftmals gegen eine Bewerbung. Werden unternehmensseitig sehr hohe Anforderungen an Hard- und Softskills gestellt, könnte das ebenfalls (eigentlich geeignete) Bewerber abschrecken.

Und erfüllt ein Bewerber dann alle geforderten Kriterien, so sind seine Gehaltsvorstellungen vielleicht zu hoch.

Sie sehen – es kann ein langwieriger Prozess sein, um zum Erfolg und damit zur Besetzung der Vakanz zu kommen.

Was können Sie dagegen tun? Der effizienteste Schritt ist, eine Personalberatungs-Agentur mit der Suche zu beauftragen. Und am besten geeignet ist eine Agentur, die speziell in Ihrer Branche tätig ist und dadurch die breitesten Netzwerke zur Verfügung hat … von der Expertise ganz zu schweigen.

Warum sollte nun aber eine Vakanz schnellstmöglich wieder besetzt werden? Kann es auf Dauer nicht kostengünstiger sein, die Arbeit einfach auf andere Mitarbeiter zu verteilen und die Stelle zu streichen?

Diese „Milchmädchenrechnung“ kann nicht aufgehen, denn die Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht, sind hoch. Machen Sie sich die Mühe und unternehmen Sie den Versuch einer Berechnung. Diese ist – zugegeben – ein wenig komplex, lohnt sich aber in jedem Fall, denn dadurch wird ein monetärer Sachverhalt zu Tage gefördert, der sonst weniger Beachtung findet.

Bevor es an konkrete Zahlen geht, sollten Sie sich vergegenwärtigen, welche immateriellen Kosten eine nicht besetzte Position verursachen kann:

• fehlendes Know-how des ausgeschiedenen Stelleninhabers
• Mehrbelastung der (verbleibenden) Mitarbeiter
• langsamere Prozesse wegen Aufteilung der Arbeit auf andere Mitarbeiter
• betont schnelles, vielleicht sogar hektisches „Abarbeiten“ der Mehrbelastung, wodurch das betriebliche Vorschlagswesen und die Innovativ-Kraft der verbleibenden Mitarbeiter beeinträchtigt werden
• vermehrte Überstunden, Bildung von Frust, evtl. erhöhte Krankenstände
• verminderte Produktivität
• Umsatz- und Erlöseinbußen

Diese Gründe allein reichen meist schon aus, um zur Entscheidung zu kommen, dass eine vakante Position baldmöglichst wieder besetzt werden sollte.

Doch auch die ganz pragmatische Berechnung der möglichen Kosten öffnet die Augen. Hier ein Beispiel:

Eine Position, die mit 100.000 Euro pro Jahr dotiert ist, ist vakant. Der Inhaber dieser Position beeinflusst durch seine Arbeit die Umsätze und Erlöse des Unternehmens erheblich. Daher wird bei der Berechnung der Cost of Vacancy (COV) ein Faktor „3“ angesetzt, der höchste Faktor, der dieser Berechnung zugrunde gelegt werden kann. Bei Positionen mit weniger hohem bzw. niedrigem Einfluss auf das Unternehmensergebnis wird ein Faktor „2“ bzw. „1“ gewählt. Für die Berechnung brauchen Sie außerdem die Anzahl der durchschnittlichen Arbeitstage pro Jahr (nehmen wir in unserem Beispiel 250 AT/p.a. an) und die Anzahl der Tage, die die Neubesetzung der Stelle (Time to Hire) in Anspruch nehmen wird (z.B. 2 Monate = 60 Tage T/H).

Die Cost of Vacancy (COV) wird nun nach folgender Formel berechnet:

Jahresgehalt: AT/ p.a. * Faktor * T/H = Cost of Vacancy.

Mit den Zahlen aus dem o.g. Beispiel ergibt sich also folgendes Bild:

100.000 € : 250 AT/p.a. = 400 € Gehalt pro Tag (absolut)

400 € * Faktor 3 = 1.200 € Gehalt pro Tag (in wirtschaftlicher Bewertung)

1.200 € * 60 Tage T/H = 72.000 €.

In dieser Rechnung würde die nicht besetzte Stelle das Unternehmen in zwei Monaten eine Summe von 72.000 € kosten – zusätzlich zu den oben aufgelisteten Negativ-Entwicklungen in der Abteilung und bei Ihren Mitarbeitern!

Diese Summe sollte zu denken geben. Denn je nach Höhe des Jahresgehaltes, je nach Bedeutsamkeit der Position für das Firmenergebnis und je nach Länge des Recruiting-Prozesses kann diese Summe noch um einiges höher ausfallen.

Die beste Strategie, um die Zeitspanne „Time to Hire“ zu reduzieren, ist und bleibt der Einsatz einer geeigneten Personalberatungs-Agentur. Die dadurch entstehenden Kosten sind meist geringer als die COV – und außerdem steuerlich voll als Betriebsausgabe abziehbar (auf den COV bleibt das Unternehmen dagegen „sitzen“).

Um also die COV so gering wie möglich zu halten, sollten Sie als Unternehmer:

• über die Neu- bzw. Nachbesetzung der Position schnell entscheiden
• die Anforderungen an Hard- und Softskills zügig definieren
• Anzeigen schalten
• eine branchenspezifische Personalberatungs-Agentur beauftragen

So minimieren Sie den firmeninternen Aufwand für das Recruiting, profitieren von den (oftmals sogar globalen) Netzwerken und der Expertise der Agentur und reduzieren die zeitliche Komponente der Interviews auf ein Minimum. Außerdem können Sie in der Regel auf die Diskretion der Personalberatungs-Agentur vertrauen, so dass deren Suche nach einem Nachfolger für eine Position sogar noch vor der eigentlichen Veröffentlichung der Vakanz beginnen kann.

Denken Sie also betriebswirtschaftlich und lassen Sie eine freie Stelle nicht lange in diesem Zustand verharren! Das Jahresergebnis Ihres Unternehmens wird Sie (und Ihre Shareholder, so es diese gibt) dafür belohnen!