Der Begriff “Home Office” ist heute in aller Munde – die Pandemiesituation hat diese Art der Ausübung des Jobs sehr populär, weil notwendig, gemacht. Rein rechtlich gesehen gehört das Home Office oder auch das Remote Working (was beileibe nicht dasselbe ist!) zur sog. Telearbeit. Bei dieser flexiblen Arbeitsform erledigen die Angestellten ihren Job ganz oder in Teilen von zu Hause aus. Im Unterschied dazu steht die „Heimarbeit“, bei der die Heimarbeiter meist Selbstständige sind, die auf Honorarbasis arbeiten.
Es gibt drei verschiedene Formen der Telearbeit:
Tele-Heimarbeit bedeutet, dass die Mitarbeiter ausschließlich zu Hause für das Unternehmen tätig sind. Sie sind in Festanstellung beschäftigt.
Alternierende Tele-Heimarbeit bedeutet, dass die Mitarbeiter in Festanstellung abwechselnd von zu Hause aus arbeiten oder im Firmenbüro präsent sind. Diese Form des Home Office kommt in Deutschland am häufigsten vor.
Mobile Tele-Arbeit bedeutet, dass die Mitarbeiter von überall auf der Welt aus arbeiten können, ganz gleich, ob aus dem Flugzeug, in der Bahn, im Café, im Hotel oder von sonstigen Orten aus. Man bezeichnet diese Art der Arbeit auch als Mobile Workspace oder Remote Working.
Das Home Office bietet Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis (keine Arbeitswege, keine Kraftstoffkosten, kein Werteverlust des Autos),
- Arbeiten in Selbstbestimmung,
- Arbeiten in Flexibilität,
- höhere Produktivität (lt. Studie der Stanford University vom 03.03.2015),
- einfachere Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
- mehr Arbeitszufriedenheit.
Verschiedene Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter, die freiwillig im Home Office arbeiten, oft länger arbeiten, weniger oft krank sind, mehr leisten und häufig zufriedener sind als ihre Präsenz-Kolleg*innen.
Das Home Office hat aber auch Nachteile:
- höhere Ablenkbarkeit,
- höhere Selbstdisziplin notwendig,
- mehr Organisation notwendig,
- mehr soziale Isolation,
- schwindende Abgrenzung Arbeit – Freizeit,
- andauernde Erreichbarkeit,
- gefährdete Datensicherheit.
Ein weiterer gravierender Nachteil des Home Office (wenn permanent) ist, dass diese Mitarbeiter – und deren häufig erhöhte Produktivität – oft weniger deutlich wahrgenommen werden … mit dem Nachteil, dass Karriereoptionen oder Gehaltssteigerungen weniger „selbstverständlich“ erfolgen.
Gerade jetzt während der Corona-Pandemie genießt das Home Office eine hohe Nachfrage. Wichtig zu wissen ist hier, dass Sie nicht einfach aus Angst vor Ansteckung selbst ihre Tätigkeit ins Home Office verlegen dürfen. Dies darf nur in Absprache mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten geschehen. Ihr/e Vorgesetzte/r kann Sie wiederum nicht „einfach so“ anweisen, im Home Office zu arbeiten, wenn diese Möglichkeit in Ihrem Arbeitsvertrag nicht explizit geregelt ist. Vonseiten der Bundesregierung besteht bei den Arbeitnehmer*innen keine Verpflichtung, im Home Office zu arbeiten – es gibt lediglich die Bitte, dies zu tun. Arbeitgeber*innen dagegen sind derzeit (bis auf wenige Ausnahmen) verpflichtet, die Möglichkeiten zum Home Office anzubieten.
Und wie sieht es bei der Ausstattung Ihres Home Office aus? Hier sind die Arbeitgeber*innen verpflichtet, auf die Einhaltung der geltenden Arbeitsschutzvorschriften zu achten. Das bedeutet, dass u. a. sichergestellt sein muss,
- dass der Lärmpegel 55 Dezibel bei Tätigkeiten mit hoher Konzentration (bzw. 70 Dezibel bei routinemäßigen Tätigkeiten) nicht übersteigt,
- dass es eine ausreichende Beleuchtung gibt,
- dass ein ergonomischer Bürostuhl zur Verfügung steht,
- dass ein ausreichend großer Monitor vorhanden ist,
- und vieles mehr.
Die notwendigen Ausstattungsgegenstände werden Ihnen – sofern nicht vorhanden – zur Verfügung gestellt. Das gilt auch für die benötigten Arbeitsmaterialien wie Toner, Kopierpapier, Ordner usw. Rechtlich noch nicht eindeutig geklärt ist, ob Ihnen beispielsweise erhöhte Stromkosten erstattet werden müssen. Ihr Home-Office-Arbeitszimmer sollte abschließbar sein, um beispielsweise die Datensicherheit zu gewährleisten.
Damit Ihr/e Arbeitgeber*in seiner/ihrer gesetzlichen Fürsorgepflicht Genüge tun kann, müssen Sie ihm/ihr zu Kontrollzwecken in zeitlichen Abständen Zutritt zu Ihrem heimischen Arbeitsbereich gewähren – selbstverständlich nur nach vorheriger Anmeldung bzw. Terminabsprache mit Ihnen.
Steuerlich sollten Sie bei permanentem Home Office einen Steuerberater bei der kommenden Steuererklärung helfen lassen. Wenn Sie ein eigenes Arbeitszimmer ausschließlich zu Home-Office-Zwecken nutzen, können Sie darauf entfallende Kosten anteilig geltend machen. Lassen Sie sich dafür von Ihrem/r Arbeitgeber*in eine entsprechende Bescheinigung ausstellen. Die üblichen Entfernungspauschalen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fallen dann natürlich ersatzlos weg.
Ihnen stehen selbstverständlich im Home Office die gleichen Pausenzeiten wie Ihren Präsenzkolleg*innen im Büro zu. Auch die betrieblichen sowie die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen gelten vor Ort wie im Home Office. Wichtig zu wissen: Der Gesetzgeber schreibt eine Pause von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen vor (dies richtet sich vor allem an „Nachteulen“ und „Lerchen“).
Unfallversicherung besteht selbstverständlich auch im Home Office. Allerdings greift dieser nur bei den tatsächlich beruflich bedingten Tätigkeiten. Sollten Sie beim Auffüllen des Druckerpapiers stürzen, sind Sie versichert. Stürzen Sie dagegen beim Gang in die Küche, um sich ein Glas Wasser zu holen, springt die Unfallversicherung nicht ein.
Im Home Office müssen Sie während der normalen Bürozeiten – wie im Büro auch – erreichbar sein. Das bedeutet, dass Sie durchaus einmal nicht ans Telefon gehen müssen, wenn Sie gerade an einer Video-Konferenz teilnehmen. Das gilt natürlich auch für die Schnelligkeit in der Beantwortung von eMails. Die einzelnen Tätigkeiten dürfen zu Hause genauso viel oder wenig Zeit in Anspruch nehmen wie im Büro.
Es ist ratsam, eine schriftliche Regelung zum Thema Home Office zu treffen. Mündliche Absprachen sind in der Regel schwer zu beweisen.
Sinngemäß gelten diese Vorschriften auch beim Remote Working, also beim Arbeiten von überall aus. In der Praxis lässt sich die Einhaltung von Datenschutz, Arbeitsschutzbestimmungen & Co. aber nur schwer kontrollieren (z. B. Laptop-Arbeit im Café oder Telefonate im Zug), obwohl diese Vorschriften auch hier gelten. Im Unterschied zum Home Office legen Sie beim Remote Working allerdings Ihre Arbeitszeiten selbst fest – Ihr/e Arbeitgeber*in vergibt quasi nur einen Arbeitsauftrag an Sie. Die Ausstattung Ihres mobilen Büros (meist Laptop, Firmenhandy,…) wird Ihnen selbstverständlich auch hier von Ihrem/r Arbeitgeber*in zur Verfügung gestellt. Über Spesen usw. sollten eindeutige Regelungen im Arbeitsvertrag getroffen worden sein.
Denken Sie beim Non-Presence-Arbeiten (hauptsächlich im Home Office) aber immer an folgende Themen:
- Schaffen Sie sich einen räumlich abgegrenzten Arbeitsbereich!
- Beginnen Sie den Arbeitstag so, wie Sie es im Büro auch täten (nur ohne die Fahrtzeiten)!
- Vermeiden Sie Ablenkungen wie das Ausräumen der Spül- oder Waschmaschine oder Staubsaugen! Ihre Arbeitszeit ist Arbeitszeit!
- Gehen Sie in Ihren Pausen auch einmal an die frische Luft – Hausarbeit hat auch hier keinen Platz!
- Beenden Sie den Arbeitstag bewusst und möglichst zu den gleichen Zeiten wie im Büro!
Viel Glück und Erfolg!