Offboarding Prozess – Exit-Interviews als Chance für Ihr Unternehmen

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Das Personalwesen ist heutzutage eine große Herausforderung für jeden Arbeitgeber. Die Suche nach geeigneten Fach- und Führungskräften ist bereits aufwendig. Wenn es dann nicht passt und man sich bereits in der Probezeit wieder trennt, geht die Suche von vorne los. Produktivitätsverlust und Rekrutierungskosten steigen, je länger Stellen unbesetzt bleiben.

Doch allem Ungemach zu trotz können Sie als Arbeitgeber solche Kündigungen und Wechsel für Ihr Unternehmen als Chance nutzen. Mit einem ehrlichen Austrittsgespräch, einem Exit-Interview, können Sie speziell aus HR-Sicht sehr viele Erkenntnisse gewinnen, um bei einer folgenden Neuanstellung die Weichen auf Erfolg zu stellen.

Etablieren Sie das Austrittsgespräch als festen Bestandteil des Offboarding-Prozesses, ganz gleich, wie lange der Mitarbeiter zum Unternehmen gehörte und aus welchen Gründen er geht. Sie haben damit die Chance sowohl Probleme aufzudecken als auch eventuelle Missstimmungen zu beseitigen. Der Mitarbeiter wird mit einem besseren Gefühl seinen neuen Job antreten und indirekt Ihr Arbeitgeberimage verbessern. Ausgesöhnt gibt es rückblickend weniger Kritik, die am Stammtisch oder im Kollegenkreis geteilt werden könnte.

Vorteile eines Exit-Gesprächs:

  • ehrliches Feedback des scheidenden Mitarbeiters zum Unternehmen, zur Unternehmensführung und Kollegen
  • Aussöhnung bzw. Aufklärung von Missverständnissen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer -> dadurch haben Sie gute Chancen am positiven Arbeitgeberimage Einfluss zu nehmen
  • wichtige Erkenntnisse für die Auswahl und die Einarbeitung eines Nachfolgers

Nutzen Sie die Chance auf ein offenes Wort. Der scheidende Mitarbeiter hat nichts mehr zu verlieren und wird Ihnen daher vermutlich schonungslos Rede und Antwort stehen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Exit-Gespräch?

Wählen Sie einen der letzten Arbeitstage des Mitarbeiters. Evtl. unschöne Situationen, die zur Kündigung führten, sind bis dahin schon etwas verblasst. Die wichtigsten Aufgaben sind erledigt und der Mitarbeiter ist auf Neustart eingestellt. Eine gute Basis für ein vertrauensvolles, hilfreiches und ggf. versöhnendes Gespräch. Wichtig ist, dass das Arbeitszeugnis bereits ausgestellt wurde. So kann der Mitarbeiter offen reden, ohne irgendwelche Benachteiligungen zu befürchten.

Was ist das Ziel eines Exit-Interviews?

Sie wollen für Ihr Unternehmen lernen! Sie möchten so viele Informationen wie möglich erlangen, die Ihr Unternehmen, die Organisation und die Kommunikation verbessern. Sie wollen vor allem vermeiden, dass Sie ein weiteres Mal die Stelle neu besetzen und sich die Personalwahl nach kurzer Zeit wieder als Fehlentscheidung entpuppt. Damit dies gelingt und Sie wirklich wertvolle Informationen erhalten, setzen Sie auf ein direktes, vertrauensvolles Gespräch ohne vorbereiteten Fragenkatalog. Stichpunkte bzw. ein kleiner Leitfaden mit den für Sie wichtigsten Themen sollten Sie sich vorab notieren. Bereiten Sie sich gut vor und informieren Sie sich bei Vorgesetzen oder Kollegen, wie die Zusammenarbeit war und welche Missverständnisse es ggf. gab. Geben Sie dem Mitarbeiter Raum, um sich zu öffnen. Es soll keine Diskussion über besser und schlechter werden, keine Lösungen herbeigeführt werden. Es geht rein um eine persönliche Einschätzung Ihres scheidenden Kollegen. Auch Feedback auf seine Aussagen ist nicht notwendig.

Wer sollte ein Exit-Interview führen?

Das Gespräch sollte von einer Person geführt werden, die neutral dem Mitarbeiter gegenübersteht. Gab es beispielsweise Unstimmigkeiten mit dem Vorgesetzten, so ist dieser denkbar ungeeignet für ein solches Gespräch. Am besten wäre es, dass Sie als Inhaber oder Geschäftsführer das Gespräch selbst führen. Dann erfahren Sie aus erster Hand, wo der Schuh drückt. Sie können das Exit-Gespräch von der Personalabteilung führen lassen oder eine andere Vertrauensperson im Unternehmen mit der Aufgabe anvertrauen. Wichtig ist ein neutraler, vertrauenswürdiger Gesprächspartner für beide Seiten. Der Mitarbeiter muss sich darauf verlassen können, dass sensible Aussagen sorgsam behandelt werden – gerade, wenn es um Konflikte mit dem Vorgesetzten geht.

Was sollten Sie noch beachten bei einem Exit-Interview?

Führen Sie das Austrittsgespräch am besten auf neutralem Boden möglichst auch außerhalb der Firma durch. So bekommt es eine unbeeinflusste Atmosphäre. Grenzen Sie das Exit-Interview auch von allen anderen Maßnahmen und Terminen im Offboarding-Prozess ab, um ein wirklich gutes Ergebnis zu erreichen. Machen Sie dem Mitarbeiter auch deutlich, dass seine Informationen zum Veränderungsprozess im Unternehmen beitragen sollen. Weder die Verteidigung Ihres Unternehmens oder einzelne Mitarbeiter noch ein verbessertes Angebot für den Mitarbeiter haben in einem solchen Gespräch etwas zu suchen.

Fragen, die Sie im Exit-Interview stellen könnten:

  • Welchen Rat würden Sie Ihrem Nachfolger geben?
  • Wenn Sie etwas in unserem Unternehmen verändern könnten: Was wäre das?
  • Wenn Sie etwas an Ihrem Arbeitsplatz verändern könnten: Was wäre das?
  • Was hätte sich ändern müssen, damit Sie geblieben wären?
  • Was können wir in unserer Kommunikation verbessern?
  • Wie haben Sie Ihr Verhältnis zum Management/Ihrem Vorgesetzten empfunden? Was hätten Sie sich anders gewünscht?
  • Wie haben Sie die Stimmung im Team empfunden?
  • Wie würden Sie unsere Unternehmenskultur beschreiben und was hätten Sie sich in diesem Zusammenhang anders gewünscht?
  • Welche Tipps würden Sie uns gerne zur Verbesserung unserer Mitarbeiterbindung geben?

Achtung: Erwarten Sie ehrliche Antworten! Die Kritik könnte durchaus schmerzhaft sein und das Selbstbild von Ihrem Unternehmen erschüttern. Dem müssten Sie bzw. der Interviewführer offen gegenüber stehen.

Folgende Punkte sollten in jedem Exit-Interview zur Sprache kommen:

  • Zufriedenheit mit den Aufgaben
  • Karrierepläne
  • Stimmung im Team
  • Verhältnis zu den Vorgesetzten

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus dem Exit-Interview und setzen Sie entsprechende Maßnahmen um, um Ihr Unternehmen zu verbessern. Binden Sie dazu auch alle relevanten Abteilungen ein. Machen Sie Abschluss-/ Austrittsgespräche zum festen Bestandteil Ihres Offboarding-Prozesses. So wird in Zukunft ein Personalwechsel für Sie auch Chancen bieten.

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