Onboarding – schon in Nicht-Pandemie-Zeiten immer eine Herausforderung – wird bei der Einstellung von Mitarbeitern, die im Home Office oder am Remote-Arbeitsplatz tätig werden sollen, zu einer wahren Kunst. Es verlangt viel Geschick und noch bessere Vorbereitung, um in Lockdown-Zeiten neue Mitarbeiter (digital) so willkommen zu heißen, dass es ihnen Freude macht, ihren neuen Job anzutreten.
Sehr sinnvoll ist es, hier die Pre-Boarding-Phase, also die Zeit, die zwischen dem Abschluss des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag liegt, zu nutzen. Sie kann – je nach Kündigungsfrist des „alten“ Jobs – mehrere Wochen oder gar Monate dauern. Verlieren Sie in dieser Zeit auf keinen Fall den Kontakt zu Ihrem/Ihrer neuen Mitarbeiter*in! Fragen Sie beispielsweise nach dem Interesse an Ihren Benefits, gratulieren Sie ggf. zum Geburtstag, senden Sie wichtige Unterlagen zum Start im Job rechtzeitig zu. In dieser Pre-Boarding-Phase können Sie – wie beim Onboarding für Präsenz-Mitarbeiter auch – beispielsweise den Einarbeitungsplan erstellen (samt Benennung eines/r Paten/in).
Im Unterschied zur Präsenz im Büro gestaltet sich allerdings die Ausstattung des Arbeitsplatzes im Home Office bzw. beim Remote-Arbeitsplatz schwieriger. Und selbst diese beiden „Ways of Working“ sind nicht dasselbe – doch dazu später mehr. Der sog. Home Office Arbeitsplatz bedeutet, dass Ihr/e Mitarbeiter*in dauerhaft oder auch zeitlich begrenzt von der eigenen Wohnung/vom eigenen Haus (Miete oder Eigentum) aus arbeitet. Hier sind Sie als Arbeitgeber*innen verpflichtet, einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der dem geltenden Arbeitsschutzrecht entspricht. Elektronische Geräte wie PC, Laptop, Tablet oder sonstige Endgeräte müssen Sie ebenso zur Verfügung stellen wie Büromaterialien oder sonstige benötigten Arbeitswerkzeuge. Auch kann ein separater Internetzugang, Telefonanschluss oder ein Firmenhandy notwendig werden.
Eventuell ist es auch notwendig, Ihrem/r neuen Mitarbeiter*in Mobiliar zur Verfügung zu stellen. Wie die rechtliche Regelung bei der anteiligen Übernahme von z.B. Stromkosten aussieht, sollten Sie mit anwaltlicher Hilfe klären, da die Gesetzeslage hierzu nicht eindeutig ist. Informieren Sie sich grundsätzlich am besten bei Ihrer zuständigen IHK oder HWK detailliert, welche Pflichten Sie im Einzelnen erfüllen müssen. Sie als Arbeitgeber*innen sollten auch vor Ort prüfen, ob die geltenden Arbeitsschutzvorschriften im Home Office Ihres/r neuen Mitarbeiters/in eingehalten werden. Dazu können Sie den Zutritt zu den privaten Arbeitsräumen verlangen. Am besten halten Sie dies bereits im Arbeitsvertrag fest. Wenn Sie in Ihren Büroräumen feste Arbeitszeiten vereinbart haben, gelten diese selbstverständlich auch für die Home Office Mitarbeiter*innen.
Bei Remote Work können Ihre Mitarbeiter*innen dagegen Arbeitszeiten und Arbeitsplatz selbst festlegen. Sie als Arbeitgeber*innen erteilen hier lediglich einen Arbeitsauftrag. Trotzdem gilt der gesetzliche Arbeitsschutz, dessen Kontrolle Ihnen allerdings schwerfallen dürfte, da sich die Arbeitsorte häufig ändern. Auch die gesetzlichen Datenschutzrichtlinien gelten bei Remote Work – aber auch hier wird eine effiziente Kontrolle nur schwer möglich sein. Schreiben Sie daher sicherheitshalber die Informationen über Arbeitsschutz-, Arbeitszeit- und Datenschutzgesetze bereits im Arbeitsvertrag fest. Denn die Vorschriften über Arbeitszeiten, Pausen & Co. gelten auch beim flexiblen Arbeiten.
Wichtig zu wissen ist, dass die gesetzliche Unfallversicherung auch im Home Office gilt. Die Abgrenzung zwischen beruflich bedingten und privaten Tätigkeiten während der Home Office Arbeitszeiten ist allerdings schwierig. Die Rechtsprechung hat einer Home Office Mitarbeiterin die Leistungen aus der Unfallversicherung verweigert, weil sie sich aus ihrer Küche ein Glas Wasser geholt hatte und dabei gestürzt war. Wäre es Kopierpapier für den Drucker, das im Keller lagerte, gewesen, hätte Versicherungsschutz bestanden.
Vergessen Sie in dieser Pre-Boarding-Phase auch die Einbindung des Betriebsrates, sofern vorhanden, nicht. Gerade beim Thema Home Office hat dieser umfangreiche Mitwirkungsrechte.
Und denken Sie auch jetzt schon daran, dass Tele-Leadership eine besonders gute Führungskultur benötigt. Binden Sie Ihre/n neue/n Mitarbeiter*in – wann immer machbar – bereits frühzeitig in virtuelle Meetings ein.
Sie können bereits in dieser Phase das gesamte Team vorstellen – Namen, Positionen, Aufgabenbereiche, Telefonnummern, Fotos. Dazu eignet sich beispielsweise ein „Welcome-Folder“ – ganz gleich, ob als PDF-Datei oder in gedruckter Form verschickt. Auch ein Blumenstrauß oder eine Flasche Sekt – so verschickt, dass sie am ersten Arbeitstag bei Ihrem/r neuen Mitarbeiter*in eintreffen, stärken das Zugehörigkeitsgefühl. Vielleicht überraschen Sie ihn/sie ja auch mit einem 360°-Video-Rundgang durch die Firmenräume?
Der erste Arbeitstag
Da ein/e neue/r Mitarbeiter*in sich am allerersten Tag sehr schnell sehr alleingelassen fühlen kann, sollten Sie diesen Tag detailgenau planen und organisieren! Arrangieren Sie doch gleich zu Arbeitsbeginn eine Video-Konferenz mit allen Mitgliedern Ihres Teams. Dazu sollte Ihr/e neue/r Mitarbeiter*in ein paar Tage vorher die Einwahldaten erhalten haben. Heißen Sie ihn/sie virtuell herzlich willkommen. Die neuen Kolleg*innen können sich hier kurz vorstellen. Sprechen Sie auch und gerade die „ungeschriebenen“ Regeln Ihrer Zusammenarbeit an: Siezen oder Duzen, Mittagspause, Krankmeldung und ähnliche Informationen, die bei Präsenz in der Firma „nebenbei“ kommuniziert worden wären.
Für den Rest des ersten Arbeitstages bieten sich Gespräche mit den wichtigsten Kolleg*innen und vor allem mit dem Paten/der Patin an sowie ein Ausblick auf die Projekte für den/die „Neue/n“ und die anstehenden Termine der kommenden Woche.
Die ersten Wochen
Halten Sie unbedingt persönlichen Kontakt mit Ihrem/r neuen Mitarbeiter*in. Sprechen Sie in regelmäßigen Abständen telefonisch mit ihm/ihr und holen Sie sich dadurch Feedback. Gerade bei Nicht-Präsenz könnte sich ein/e Mitarbeiter*in schnell alleingelassen fühlen – und Gedanken an Kündigung bekommen. Dem gilt es entgegenzuwirken!
Regen Sie doch zum Beispiel gemeinsame virtuelle Mittagspausen an. Neben dem Essen kann sich hier eine Art „Flurfunk“ entwickeln, der sonst nur bei Präsenz entsteht und der doch in der Zusammenarbeit so wichtig ist. Auch die „Toilet-Talks“, die sonst quasi im Vorbeigehen wertvolle Informationen liefern, könnten auf diese Weise ersetzt werden.
Wie wäre es, wenn Sie Ihre/n „Neue/n“ ganz einfach und direkt in einem Telefonat nach seinen/ihren Ängsten bzgl. der Einarbeitung im Home Office fragten? Sie können natürlich auch den Paten/die Patin darum bitten. Nehmen Sie die Antworten, die Sie hier erhalten, ernst und setzen Sie geeignete Maßnahmen um, um diese Ängste abzubauen.
Vielleicht ist es Ihnen ja möglich, eine virtuelle Einarbeitung zu anzubieten? In einer Art „e-Learning“ beispielsweise, die Sie mit Ihrem Team im Vorfeld entwickelt haben. Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Und auch wenn die Umsetzung dieser Vorschläge Zeit und Ressourcen benötigt, helfen sie doch, dass sich der/die „Neue“ von Anfang an als Teil des Teams fühlen kann und durch Sie oder den Paten/die Patin Feedback zu seinen/ihren Leistungen bekommt.
Und wenn es einmal wieder möglich sein wird, auch im Firmengebäude „in presence“ zu arbeiten, sollten Sie nicht vergessen, dass Ihr/e neue/r Mitarbeiter*in die Räumlichkeiten noch nicht kennt – und auch nach längerer Zeit der Firmenzugehörigkeit hier eine kleine Führung (z. B. zum Thema Parkplätze, öffentliche Verkehrsmittel, Dress Code& Co.) benötigt.
Fazit:
- Vermitteln Sie unbedingt das Gefühl, dass Sie und Ihr Team sich auf den/die neue/n Mitarbeiter*in freuen!
- Vermitteln Sie und Ihr Team, dass er/sie wichtig für das Unternehmen ist und geschätzt wird!
- Vermitteln Sie und Ihr Team, dass er/sie unbedingt gebraucht wird!
- Vermitteln Sie und Ihr Team, dass er/sie immer eine/n Ansprechpartner*in hat, der/die ihm weiterhilft!
In unserem weiteren Beitrag „ONBOARDING – WIE FÜHRUNGSKRÄFTE NEUE MITARBEITER AN BORD HOLEN“ finden Sie zusätzliche Anregungen.