Onboarding – Wie Führungskräfte neue Mitarbeiter an Bord holen

Das erfolgreiche Recruiting ist nur der erste Schritt im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Nur, wer neue Mitarbeiter auch richtig „an Bord holt“, kann diese langfristig an das Unternehmen binden. Aber wie?

So, wie sich ein Bewerber in seinen ersten Wochen beweisen muss, so gilt dies auch für den Arbeitgeber. Wer langfristig im Kampf um qualifizierte Mitarbeiter bestehen möchte und auf zuverlässige, langjährige Zusammenarbeit setz, muss sich bereits vom ersten Arbeitstag an für seine neuen Mitarbeitenden ins Zeug legen und sie „an Bord holen“. „Onboarding“ nennt sich dieser Prozess. Doch was steckt dahinter und vor allem – wie funktioniert Onboarding?
Die ersten Monate eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen sind stets eine kritische Zeit:
Der Einstieg kann erfolgreich verlaufen oder auch schief gehen. Der erste Eindruck zählt. So hat der Start einen großen Einfluss auf die weitere Entwicklung, ob der Neue sich willkommen fühlt, gerne mitarbeitet, sich gut ins Team und ins Unternehmen integriert.
Welche Situationen trifft der neue Mitarbeiter beim Arbeitsbeginn oft an, die die Motivation sofort trüben?

Welche Situation trifft der neue Mitarbeiter beim Arbeitsbeginn oft an?

• „Ich kann Ihren Namen nirgends finden.“ (Empfang)
• „Für den Anfang muss das reichen.“ (unvorbereiteter Arbeitsplatz)
• „Nächste Woche kommt ein Kollege und zeigt Ihnen alles.“ (Chef)
• „Dafür bin ich nicht zuständig.“ (Kollege)
• „Hat man Sie nicht informiert, dass heute das Team auswärts ist?“ (HR-Abteilung)

Welche Wirkung hat ein solcher Arbeitsstart? Erstaunt es Sie bei dieser Beschreibung, dass schon am ersten Arbeitstag ca. 15% aller Neuen an Kündigung denken? Bei den Führungskräften ist die Fluktuation innerhalb der ersten 18 Monate noch deutlich höher. Und das bedeutet für Sie bares Geld, dass Sie verlieren.
Wie können Sie nun als Unternehmen, als HR-Verantwortlicher oder als Führungskraft das “An-Bord-holen” eines neuen Mitarbeiters so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zu Demotivation in dieser frühen Phase kommt? Gern erklären wir Ihnen das anhand des „Onboardings“.

Definition: Was bedeutet eigentlich „Onboarding“?

Beim Onboarding geht es um die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in die bestehenden Strukturen des neuen Unternehmens. Der Begriff findet im Personalmanagement Verwendung und soll die schnellstmögliche Integration neuer Mitarbeitender in das Unternehmen fördern.
Erfolgreiches Onboarding kreiert eine Win-Win-Situation. Einerseits kann der Mitarbeiter nach kurzer Zeit eigenständig seine Tätigkeiten erledigen und dadurch für das Unternehmen einen Mehrwert schaffen. Die kostenintensive Einarbeitungszeit wird also auf ein Minimum reduziert. Andererseits fühlt sich der betroffene Mitarbeiter schneller wohl – quasi im Unternehmen „zuhause“. Er ist ein vollwertiges Teammitglied, kennt die Kultur und Gepflogenheiten im Betrieb und entwickelt interne Perspektiven. Dadurch wird das Risiko einer arbeitnehmerseitigen Kündigung während der Probezeit erheblich reduziert – ebenso wie in der anschließenden frühen Phase des Arbeitsverhältnisses. Das Onboarding beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und dauert in der Regel rund sechs bis zwölf Monate in Form von systematischen Integrationsmaßnahmen an.

Mittels Employer Branding, dem Arbeitgebermarketing, wird im Personalbeschaffungsprozess eine gewisse Erwartungshaltung bei den Bewerbern genährt. Ein neuer Mitarbeiter hat also zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung sowie zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bereits eine mehr oder weniger exakte Vorstellung von seinem zukünftigen Arbeitsalltag und von seinem Arbeitgeber. Je mehr diese Erwartungen anschließend der Realität entsprechen, umso geringer ist das Kündigungsrisiko. Dies ist vor allem wichtig bei der Philosophie Ihres Unternehmens. Wenn Sie im Bewerbungsprozess etwas darstellen, was in Ihrem Unternehmen nicht gelebt wird, wenden sich neue Mitarbeitende schnell wieder ab.

Doch Onboarding ist kein Hexenwerk. Es läuft prinzipiell stets in drei Phasen ab:

1. Vorbereitung – Zeitspanne von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag.

Das Ziel dieser Phase ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter kümmert.
Immer wieder kommt es vor, dass ein Mitarbeiter zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag seine Meinung ändert. Er erhält vielleicht ein besseres Jobangebot oder beginnt an seiner Entscheidung zu zweifeln. Es ist daher wichtig, dass Sie sich vom Moment der Vertragsunterzeichnung um Ihren neuen Mitarbeiter kümmern. Es gilt, die Kommunikation zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem zukünftigen Unternehmen niemals abreißen zu lassen. Stattdessen soll die neue Arbeitsstelle für ihn berechenbar werden: Er soll ein Gespür dafür entwickeln, was ihn am ersten Arbeitstag sowie im späteren Berufsalltag erwartet.

Aus Unternehmersicht sollten folgende Aufgaben erledigt werden:

• Wichtige Informationen zusenden – über das Gesamtunternehmen (z. B. Leitbild, Unternehmensbroschüren), über den zukünftigen Arbeitsbereich, über Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung. Sofern es einen internen Newsletter für Mitarbeiter gibt oder ein Intranet, so können Sie Ihren neuen Mitarbeiter bereits frühzeitig darin aufnehmen.
• Weisen Sie explizit darauf hin, jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen.
• Klären Sie offene Fragen: Was benötigen Sie als Firma vom zukünftigen Mitarbeiter, damit Sie den Arbeitsplatz optimal vorbereiten können? Wird zum Beispiel ein Hort- oder Kindergartenplatz oder Unterstützung bei der Wohnungssuche benötigt? Welche Arbeitszeiten sind Kernarbeitszeiten und in welchem Zeitfenster kann der Neue nach eigenen Zeit-Bedürfnissen arbeiten?
• Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, Stellenbeschreibung, Organigramm und Ähnliches, falls noch nicht vorhanden.
• Bestimmen Sie einen Kollegen als Paten und vernetzen Sie beide ruhig bereits vor Arbeitsantritt.
• Legen Sie als Vorgesetzter die Gesprächstermine zur Abstimmung über gegenseitige Erwartungen, Ziele und für Feedback der ersten drei Monate fest.
• Gestalten Sie den zukünftigen Arbeitsplatz und organisieren Sie die Arbeitsmittel (wie zum Beispiel: Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder etc.)
• Informieren Sie Kollegen und alle Beteiligten / Betroffenen über den Stellenantritt eines neuen Mitarbeiters.

2. Orientierung – Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis circa dritten Monat

Das Ziel dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennen- und verstehen lernt. Der oder die „Neue“ muss sich nun erst einmal am neuen Arbeitsplatz sowie in der Unternehmenskultur zurechtfinden. Je besser die Betreuung in dieser Phase ist, desto schneller und erfolgreicher wird die Einarbeitung funktionieren. Die Einführung in relevante Technologien gehört in der Orientierungsphase ebenso dazu wie eventuelle Fortbildungen, die Bekanntmachung mit Kollegen, Kunden und Co sowie regelmäßiges Feedback und ein Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen.

3. Integration – Zeitdauer von 3 bis 6 bzw. 12 Monate

In dieser Phase geht es darum, den Neuen immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen. War das Onboarding bis zu diesem Zeitpunkt erfolgreich, müssen diese Erfolge „nur“ noch gefestigt werden. Je enger die Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist, desto geringer ist schließlich das Kündigungsrisiko über die gesamte Dauer des folgenden Arbeitsverhältnisses. Auch in dieser Phase spielt regelmäßiges Feedback eine tragende Rolle. Zusätzlich sollte eine individuelle Förderung durch Workshops, Weiterbildungen oder Seminare stattfinden, um die Motivation des neuen Mitarbeiters auf einem hohen Level einzupendeln und ihn bewusst seinen Stärken entsprechend einzusetzen. Wichtig ist zudem die Integration in das Team durch Teambuilding-Maßnahmen sowie eine frühzeitige Konfliktprävention.
Spätestens nach dieser dritten Phase sollte der Mitarbeiter also selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten können. Er muss sich als vollwertiges Teammitglied fühlen und bestenfalls bereits eigene Verantwortungsbereiche übernehmen. In diesem Fall war das Onboarding erfolgreich und kann all seine Vorteile optimal entfalten.

Und last but not least: Geben Sie jedem Neueinsteiger die positive Bestätigung, dass mit ihm die richtige Wahl für diese Stelle getroffen worden ist und zeigen Sie dies deutlich gegenüber allen Organisationsmitgliedern – bei Meetings, Vorstellungsrunden, informellen und formellen Treffen!